gestione documentale: come cambia il tuo lavoro!

Cercare informazioni tra scartoffie con conseguenze di perdite di tempo, allergie alla polvere e mal di schiena non è proprio una delle attività lavorative preferite!

Inoltre oggi sappiamo quanto sia importante risparmiare tempo e spazio.La competitività delle aziende di oggi non si basa soprattutto sulla ricerca di informazioni nel modo più veloce e preciso possibile?

Il vecchio sistema di archiviazione, in questi tempi moderni, proprio non va!

Per fortuna, la tecnologia, anche in questo caso ci ha dato una bella mano. Oggi ci sono software di gestione documentale che riescono a rendere la ricerca dei dati facile, veloce e precisa. insomma l'archiviazione sostitutiva è a portata di mano!

Anche l'archiviazione dei documenti non è più un fatto fisico e tutto si è spostato sul nostro più comodo PC, con enormi vantaggi per il nostro lavoro e la nostra salute.

I più nostalgici protestano e si chiedono:"Che fine faranno le polverose stanze dove si conservava la memoria dell'azienda, dove qualche volta si nascondeva l'omocida pronto a bloccarci all'ultimo istante prima di farci trovare quel mistrioso indizio che ci manca per accusarlo?"

Boh...magari proverà a fermarci un sanguinario hacker!

Quel che è sicuro che la gestione elettronica dei documenti ci darà davvero una bella mano.

E poi, quante volte, vi è capitato di andare in archivio per cercare l'ormai famoso indizio per salvare il mondo?

Viva i software di gestione documentale!!!! Sempre...(tranne al cinema)

L'informatica ha prima di tutto portato numerosi vantaggi in termini di recupero di spazio. E nell'archiviazione ottica dei documenti questo è ancora più evidente.Oggi un'azienda di medie dimensioni riesce ad archiviare i suoi documenti in un paio di dischi da 1000 Giga e a volte anche su hard disk meno capienti.
Ma il vantaggio è soprattutto in termini di praticità. Avere a disposizione in maniera rapida il documento che cerchiamo e senza muoverci dalla scrivania e stamparlo subito, questo è davvero un vantaggio enorme.

Insomma questo risparmio in termini di servizio fornito è davvero straordinario: immaginate di dover recuperare una fattura di 2 anni prima, dall'archivio cartaceo del vostro negozio. Potrebbe volerci un'ora o anche di più del tempo di un vostro impiegato (o peggio ancora del vostro tempo). Tempo che sottraete ad altre attività produttive, che potete impiegare in maniera molto più proficua!

Ecco, nel giro di pochi secondi, l'archiviazione documentale vi presenta sullo schermo esattamente la fattura che vi serve: stampate, consegnate e via!

Una ditta produttrice di apparecchiature elettroniche aveva un problema praticamente irrisolvibile: aveva un capitale di 30 anni di brevetti di vario genere, brevetti che venivano ancora utilizzati e costruiti internamente.

Una parte considerevole di questi brevetti di apparati elettronici, era in forma di progetti su lucido, disegnati da vari team di ingegnieri e archiviati in cassetti dentro vari armadi. Quando c'era la necessità di produrre degli apparecchi, i lucidi venivano cercati, fotocopiati e inviati ai relativi reparti, dopodichè i lucidi venivano nuovamente inseriti nei relativi cassetti.

Nel corso degli anni si stava anche producendo una certa usura e i lucidi stavano diventando sempre meno leggibili.

La ditta decise quindi di fare il grande passo all'archiviazione documentale, per ridurre i tempi delle procedure e visto che non c'era piu' bisogno degli originali, salvaguardarli dall'esposizione degli agenti atmosferici.

Mediante il software Laserfiche , uno dei piu' avanzati strumenti di gestione documentale disponibili sul mercato, fu possibile digitalizzare rapidamente tutta una serie di documenti da varie fonti (lucidi da A4 ad A1, fotocopie di altri documenti, microfilm con uno scanner apposito) e inserirli in un computer appositamente creato per questo compito.

Una volta completata la procedura di digitalizzazione, ogni impiegato aveva avuto accesso ad un programa particolare con il quale "Navigare" l'elenco dei progetti per recuperare le informazioni che gli servivano, nel giro di pochi minuti o addirittura secondi!

Questo è il potenziale della gestione documentale!

Alfresco è un sistema di gestione documentale per Window e Unix, basato su tecnologia Java e JSP. Esistono due versioni : Alfresco Community edition che è open source, gestita tramite licenza LGPL e usa degli standard aperti per la gestione dei documenti e Alfresco Enterprise che ha una licenza commerciale.
E' un software che è progetto per essere molto scalabile (dovendo gestire situazioni con anche centinaia di utenti).

Tra le caratteristiche principali c'e' un "content repository", un sistema di gestione web tipo portale per gestire i contenuti, un sistema di gestione dei files di tipo CIFS che si interfaccia in ambiente operativo Windows o UNIX e infine un sistema di gestione di web applications tramite piattaforme Apache Tomcat, Lucene indexing, and jBPM workflow.

Sito ufficiale

Doqui è un sistema di gestione documentale voluto da Regione Piemonte, Città di Torino e Provincia di Torino che hanno avviato un'iniziativa congiunta per la realizzazione di un sistema di gestione documentale basato su tecnologie open source, in particolare sullo stesso ALFRESCO menzionato poco sopra.
Nell'idea degli ideatori il sistema DOQUI dovrebbe servire per realizzare la normativa CNIPA sulla gestione documentale, quindi è indirizzato prevalentemente alle amministrazioni pubbliche.
Il sistema, basato su Java, si compone di diversi moduli:

- INDEX (Gestore documentale)
- DOSIGN (Verifica della firma digitale e marcatura temporale)
- CRECEDO (Cedolino on line)
- SHARE
- ACTA (Titolario della pubblica amministrazione)

Sito ufficiale