telefooncentrales

Telefooncentrales

Het apparaat dat het mogelijk maakt om gesprekken op te bouwen tussen verschillende telefoontoestellen noemen we een telefooncentrale.

Meestal plaatst men een telefooncentrale op een goed uitgekiende strategische plaats. Zo kan een belangrijke plek zijn dat het onderhoud gemakkelijk door je eigen techneuten kan worden gedaan waardoor je kosten kunt besparen.

Er bestaan veel verschillende telefooncentrales. De telefooncentrales die ik in dit artikel beschrijf valt onder de noemer bedrijfscentrales. Veelgebruikte afkortingen voor een bedrijfscentrale is PBX of PBAX. Deze afkorting betekend Private Automatic Branche Exchange.

Vroeger werden de verbindingen met de hand door de telefoniste gemaakt. Een begrafenisondernemer verdacht telefonistes ervan dat ze klanten doorverbonden naar concurrenten en niet naar hem. Hij heeft toen de automatische telefooncentrale ontworpen waarbij de telefoniste niet meer nodig was. Het ontwerp heeft tot de jaren 80 van de vorige eeuw stand gehouden. Vandaag de dag zijn we gewend om een persoon te bellen via zijn nummer. Je kunt in de beginperiode een telefoonnummer kiezen door het nummer te draaien op een kiesschijf, later werd de kiesschijf vervangen door een numerieke keuze mogelijkheid en moest je de cijfers indrukken.

De toontjes die gemaakt worden tijdens het kiezen van zo'n nummer noemt men DTMF. DTMF is een afkorting die Dual Tone Multi-Frequency betekend.

In de jaren 1980 was het nog wettelijk verboden om zelf apparatuur aan te sluiten op PSTN, PSTN is het openbare telefoonnetwerk. De Nederlandse regering heeft het telefoonnetwerk later voor iedereen open gesteld. Internet heeft van deze beperking geen last van of van gehad.

VoIP telefooncentrales

Je kunt een eigen VoIP telefooncentrale aanschaffen. Het is fijn als je een eigen centrale hebt, vooral qua controle. Als je in de situatie zit dat je inhouse een systeembeheerder hebt kun je zeker in overweging nemen om een eigen VoIP centrale in gebruik te gaan nemen. Je kunt er veel geld mee besparen en je kunt er veel vrijheid ermee bereiken. Vroeger was je afhankelijk van het telecombedrijf qua wanneer ze bijvoorbeeld een wijziging wilde doorvoeren maar ook nog eens hoeveel ze voor elke wijziging in rekening brachten. Met een VoIP telefooncentrale en je eigen systeembeheerder hou je dit zelf in toom qua kosten maar ook wanneer iets moet gebeuren qua wijziging. Dit bespaart je tijd en je kunt het zo vaak weer terugwijzigen als je maar wilt.

Een eigen centrale op je kantoor heeft voordelen. Een belangrijk voordeel kan zijn dat je de centrale kan laten integreren met je hardware en software die je al op kantoor hebt draaien. CTI is de juiste term voor dit soort toepassingen. CTI is Computer Telephony Integration. Het integreren van de telefooncentrale met de computers in je netwerk waardoor deze onderling gegevens kunnen uitwisselen. Het is zo mogelijk te maken dat als er een gesprek binnenkomt op de computer van de telefoniste via een programma het nummer van de beller, via nummerherkenning, op haar scherm komt met daarbij de behorende informatie van de beller. CTI is vooral efficient in helpdesk en callcenter omgevingen. Bij het MKB zie je nu ook steeds vaker CTI opkomen. Je hebt minder personeel nodig maar kunt toch snel de klant direct helpen omdat je de juiste informatie voor je neus hebt. In het verleden was CTI alleen voor de grote bedrijven haalbaar en betaalbaar. Sinds de komst van TAPI (1995) is het wel voor iedereen bereikbaar geworden.

De mogelijkheden van de huidige VOIP telefooncentrales zijn erg veel. Je kunt het niet zo gek bedenken wat de grotere telefooncentrales vroeger aan mogelijkheden bieden kun je dit nu ook in de relatief goedkope VoIP telefooncentrales. Sommige centrales kunnen zelfs nog meer.

De mogelijkheden van besparen via een VoIP telefooncentrale

Je kunt op veel verschillende manieren kosten besparen door implementatie van een VoIP telefooncentrale. Ik zal de grootste besparingen hier even kort behandelen.

Het eerste slachtoffer qua kosten gaat vallen onder je maandelijkse kosten. Je zult blij zijn om het abonnement dat je per maand verschuldigd aan je telecombedrijf drastisch omlaag gaat of zelfs helemaal gaat verdwijnen. De meeste VoIP trunk providers zullen geen kosten voor een trunk berekenen. Wil je echter een telefoonnummer, DID, aan de trunk gekoppeld willen hebben zul je wel een kleine vergoeding moeten betalen die nog steeds een fractie is van de maandelijkse kosten die je van een traditioneel bedrijf gewend bent. Omdat VoIP beperkt word door de bandbreedte van de internet verbinding en niet door een lijn of kanaal. Een snelle verbinding zal je in staat zijn om gelijktijdig meer gesprekken te kunnen voeren. Daarbij maakt het ook nog niets eens uit of het gaat om inkomende of uitgaande gesprekken. Bedrijven die een ISDN30 hebben weten wel wat de maandelijkse kosten zijn.

De tweede grote factor waar je op kunt besparen zijn de gesprekskosten. Het is mogelijk om wel een besparing van 70% te halen. Vooral als je veel internationale of mobiele telefoon gesprekken voert. Als je bedrijf bestaat uit verschillende vestingen zijn de mogelijkheden nog uitgebreider. Je kunt flink kosten besparen maar zeker als de vestigingen over de wereld zijn verspreid moet je niet versteld staan van de mogelijkheden. Realiseer je dan over het feit dat je vanaf dan gebruik kunt maken van alle mogelijkheden en voordelen die de centrale je bieden vanuit elke vestiging, waar dan ook gevestigd. Interne gesprekken zijn kostenloos, sterker nog, zelfs als je belt met een vestiging die aan de andere kant van de wereld is. Dat is het voordeel dat VoIP via internet gaat.

De vrijheid die je hebt bij het kiezen van apparatuur is de 3de mogelijkheid waarbij je geld kunt besparen. Zolang je apparatuur kiest dat SIP ondersteunt kun je dit aansluiten op je VoIP telefooncentrale. Let wel op dat de telefooncentrale ook het open protocol SIP ondersteund en niet een gesloten protocol heeft waarbij je dus afhankelijk bent en blijft van een leverancier. SIP is normaal gezien bij elke VoIP telefooncentrale in te zetten. Je kunt dus een groeipatroon volgen die jij wilt. Je kunt overstappen naar andere een fabrikant van centrale software en telefoontoestellen gebruiken die jij wilt zonder dus allemaal nieuwe toestellen te hoeven kopen. Zo hoef je niet me te doen aan kapitaalsvernietiging. Traditioneel gezien moest je bij een andere telefooncentrale, zelfs al had je hetzelfde merk maar een ander model, alle systeemtoestellen en telefoontoestellen vervangen. Je kon deze niet meenemen naar het nieuwe model centrale. Met de komst van SIP maakt het niet meer uit welk merk of model je kiest of die goedkoop of duurdere modellen zijn. Jij kiest wat past bij je wens.

De kansen met hosted VoIP telefooncentrales

Als je niet de middelen en mogelijkheden hebt om een VoIP telefooncentrale in je bedrijf te plaatsen kun je overwegen om dit in te huren. Een goede oplossing die dan bij je past noemt men een Hosted PBX of een Hosted VoIP Telefooncentrale.

Een voordeel die je hebt als je een Hosted PBAX oplossing kiest is dat het bedrijf waarbij jij de dienst huurt zal zorgen voor goede ondersteuning en onderhoud. Als je geen systeembeheerder in dienst hebt of niet gemakkelijk kunt inhuren zou dit een oplossing kunnen zijn voor jou. Je kunt dan bijna alle mogelijkheden gebruiken van een VoIP telefooncentrale zonder dat deze fysiek op je kantoor staat. De centrale staat dan bij het bedrijf die deze aan jou als het ware voor een stuk verhuurd.

Meestal heb je als voordeel bij dit soort oplossingen dat je de functionaliteiten van een grote centrale hebt terwijl je een fractie kwijt bent van de investering.

Een nadeel die niet voor iedereen geldt zal zijn dat je geen fysieke controle hebt over deze telefooncentrale. Veel bedrijven vinden het niet fijn als hun bel-gegevens en voicemailberichten bij een extern bedrijf zijn opgeslagen. De directie en structuur van een bedrijf zal dit accepteren of niet.

Het is ook veel voorkomend dat Hosted PBAX diensten alleen trunks aanbieden van hunzelf. Je kunt dus zelf geen trunk inprogrammeren om zo de meest gunstigste route te laten nemen door toepassing van LCR, Least Cost Routing, als je bepaalde telefoonnummers belt. Zo halen zij hun extra marge. De vraag is dus of je een Hosted PBX extra wilt betalen. Soms kan dit goed zijn als je hier toegevoegde waarde krijgt in de vorm van service.

Als je weet welke de fabrikant van de software is bij de provider kun je eventueel dezelfde telefooncentrale oplossing kiezen mocht de tijd er komen dat je Hosted PBX ontgroeid en een eigen centrale wilt hebben. Zo kun je alle informatie mee migreren.

Analoge apparaten aansluiten op VoIP telefooncentrales

Het aansluiten van je oude analoge telefoontoestellen op je nieuwe pas aangeschafte VoIP telefooncentrale zul je enkel en alleen doen uit besparingen oogpunt. Je moet dan wel beseffen dat dit alleen maar mogelijk is als je een ATA plaatst tussen de telefooncentrale en het analoge apparaat. ATA is ervoor dat analoge signalen worden omgezet in digitale signalen en dit via het netwerk middels een SIP account naar de centrale kan worden verstuurd. ATA is een afkorting met de betekenis Analog Telephony Adapter. Grandstream is een erg bekende leverancier van ATA's. Je hebt nog andere maar zij leveren van eenvoudige 1 poorts ATA tot complexe varianten. Vaak kunnen fabrikanten van VoIP centrales wel aangeven, soms zelfs op hun website te vinden, welke ATA goed samenwerkt met hun centrale.

Met een ATA kun je ook een fax aansluiten op je VoIP centrale. Door veel onzekerheden waarmee je te maken krijgt zullen veel consultants het afraden om via een ATA een fax aan te sluiten. Als je gaat kijken welke ATA je gaat kopen moet je kijken of het T.38 protocol ondersteund word. T.38 is een protocol wat de tekortkomingen opheft wat VoIP heeft tot betrekking het verschil van een gesprek en het versturen van een fax. Een ATA kan ook een IAF label hebben. IAF is een afkorting die 'Internet Aware Fax' betekend. IAF is er ook weer voor bedoel dat de structuur van VoIP maximaal gebruikt kan worden voor constante datastromen. Laat je verwachting niet te hoog zijn. Het blijft een feit dat VoIP niet bedoeld is om continue data te versturen en ontvangen. Als je fax wilt versturen via internet met een ATA roep je een enorme probleemgolf over je zelf af.